General Affair (Surabaya)

Job Description

Tugas dan Tanggung Jawab :

• Mengawasi pemeliharaan kantor, gudang, dan fasilitas operasional lainnya.
• Memastikan ketersediaan dan kelayakan fasilitas kerja seperti kendaraan operasional, gedung, peralatan kerja, dan perlengkapan kantor.
• Mengatur pemeliharaan dan perawatan kendaraan operasional perusahaan.
• Mengelola jadwal penggunaan kendaraan untuk keperluan operasional dan perjalanan dinas.
• Melakukan pengadaan perlengkapan kantor, alat kerja, dan kebutuhan fasilitas lainnya.
• Mengontrol stok barang dan memastikan inventarisasi dilakukan secara berkala.
• Memastikan kebijakan keamanan dan keselamatan kerja diterapkan di area kantor dan gudang.
• Berkoordinasi dengan tim terkait dalam pemeliharaan alat pemadam kebakaran dan sistem keamanan kantor.
• Mengelola kerja sama dengan vendor penyedia jasa kebersihan, keamanan, dan maintenance gedung.
• Memantau kinerja vendor agar sesuai dengan perjanjian kerja sama dan SLA yang ditentukan.
• Mengurus dokumen perizinan terkait aset perusahaan seperti kendaraan, gedung, dan operasional kantor.
• Memastikan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah dalam pengelolaan aset dan fasilitas perusahaan.
• Mendukung pelaksanaan event internal seperti pelatihan karyawan, gathering, atau kegiatan sosial perusahaan.
• Mengatur kebutuhan logistik dan akomodasi untuk kegiatan perusahaan.
• Berkoordinasi dengan tim IT untuk pemeliharaan perangkat kerja seperti komputer, printer, dan jaringan internet.
• Mengelola perbaikan fasilitas kantor agar tidak mengganggu produktivitas kerja.
• Membuat laporan pengeluaran untuk operasional kantor dan pemeliharaan fasilitas.
• Menyusun laporan pemakaian kendaraan, aset perusahaan, dan kebutuhan fasilitas kerja.
• Membuat laporan pengeluaran untuk operasional kantor dan pemeliharaan fasilitas.
• Menyusun laporan pemakaian kendaraan, aset perusahaan, dan kebutuhan fasilitas kerja.

Kriteria :

• Minimal S1 di bidang Manajemen, Administrasi Bisnis, Teknik Sipil, atau bidang terkait.
• Minimal 3-5 tahun pengalaman di bidang General Affair atau Facility Management.
• Pernah mengelola aset dan fasilitas dalam skala perusahaan logistik menjadi nilai tambah.
• Memahami sistem pengelolaan aset, pengadaan barang, dan administrasi perizinan.
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) untuk keperluan pelaporan dan administrasi.
• Memahami prinsip Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) serta standar operasional fasilitas kantor.
• Memiliki kemampuan koordinasi dan negosiasi dengan vendor serta pihak internal perusahaan.
• Mampu bekerja dengan banyak pihak dan mengelola berbagai tugas dalam waktu bersamaan.
• Teliti, detail-oriented, dan mampu bekerja dalam tekanan.
• Berorientasi pada solusi dan memiliki kemampuan problem-solving yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan tingkat inisiatif yang tinggi.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas untuk inspeksi fasilitas dan pertemuan dengan vendor.