Proof of Delivery (POD) – Admin Network Logistik

Job Description

Tugas dan Tanggung Jawab :

• Menyiapkan, mencetak, dan mendistribusikan Surat Jalan (Delivery Order / DO) untuk setiap pengiriman.
• Memastikan dokumen surat jalan sesuai dengan detail pengiriman dan kebutuhan pelanggan.
• Mengumpulkan dan memeriksa POD dari kurir atau sopir setelah barang dikirim.
• Memastikan POD ditandatangani oleh penerima sebagai bukti serah terima barang.
• Melakukan input data surat jalan dan POD ke dalam sistem perusahaan.
• Mengelola pengarsipan dokumen fisik dan digital untuk keperluan audit dan referensi operasional.
• Berkomunikasi dengan tim ekspedisi, warehouse, dan customer service terkait pengiriman dan kendala di lapangan.
• Menginformasikan status POD kepada pelanggan jika diperlukan.
• Memastikan seluruh dokumen pengiriman sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah direncanakan.
• Mengatasi kendala terkait dokumen pengiriman yang hilang atau tidak lengkap.
• Memastikan data pengiriman di surat jalan sesuai dengan barang yang dikirim.
• Melakukan validasi terhadap invoice atau billing berdasarkan POD yang diterima.
• Memastikan surat jalan dan POD sesuai dengan regulasi transportasi dan logistik yang berlaku.
• Mengelola dokumen kepatuhan (compliance) terkait pengiriman barang.
• Menyusun laporan mingguan/bulanan terkait status pengiriman dan POD yang telah diterima.
• Menganalisis ketepatan waktu pengiriman berdasarkan data POD.
• Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah terkait dokumen pengiriman yang tidak lengkap atau hilang.
• Menghubungi pengemudi atau pihak terkait untuk mendapatkan konfirmasi pengiriman.
• Berkontribusi dalam perbaikan sistem administrasi POD & surat jalan agar lebih efisien dan digitalisasi dokumen.

Kriteria :

• Minimal SMA/SMK (untuk posisi staf) atau D3/S1 di bidang Administrasi, Logistik, atau Manajemen (untuk posisi yang lebih senior).
• Minimal 1-3 tahun pengalaman dalam bidang administrasi logistik, transportasi, atau ekspedisi.
• Memahami proses pengelolaan dokumen surat jalan & POD dalam industri logistik.
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word) atau sistem ERP/WMS/TMS untuk pengelolaan data.
• Mampu membaca dan memahami dokumen pengiriman seperti invoice, DO, dan manifest barang.
• Teliti dan memiliki kemampuan pengelolaan dokumen yang rapi dan terstruktur.
• Mampu bekerja dengan data dalam jumlah besar dan memastikan akurasi dalam input dokumen.
• Mampu berkomunikasi dengan tim internal (driver, warehouse, dan operasional) serta pelanggan.
• Memiliki keterampilan problem-solving untuk menangani kendala terkait dokumen pengiriman.
• Detail-oriented, cepat tanggap, dan mampu bekerja dalam tekanan.
• Berorientasi pada ketepatan waktu dalam proses administrasi pengiriman.
• Memahami peraturan dan dokumen pendukung yang diperlukan dalam proses transportasi barang.
• Bersedia bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan menangani pengiriman dalam jumlah besar.