Vendor Management Officer

Job Description

Tugas dan Tanggung Jawab :

• Menganalisis dan menilai vendor potensial berdasarkan kualitas layanan, harga, dan kepatuhan terhadap standar perusahaan.
• Melakukan survei dan benchmarking untuk memastikan pemilihan vendor yang tepat.
• Bernegosiasi dengan vendor terkait harga, SLA (Service Level Agreement), dan syarat kerja sama lainnya.
• Menyusun, mengelola, dan memastikan kontrak vendor sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Memantau performa vendor berdasarkan KPI yang telah ditetapkan, seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas layanan, dan tingkat kepuasan pelanggan.
• Menyusun laporan evaluasi vendor secara berkala dan memberikan rekomendasi perbaikan jika diperlukan.
• Bekerja sama dengan tim operasional, logistik, dan keuangan untuk memastikan vendor memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Menindaklanjuti keluhan atau kendala operasional terkait vendor.
• Mengidentifikasi dan mengelola risiko terkait vendor, seperti keterlambatan pengiriman atau ketidaksesuaian layanan.
• Menyusun strategi mitigasi untuk mengurangi risiko yang dapat memengaruhi operasional bisnis.
• Mengidentifikasi peluang penghematan biaya melalui negosiasi dan optimalisasi kontrak vendor.
• Menganalisis efektivitas biaya vendor terhadap layanan yang diberikan.
• Memastikan vendor mematuhi standar operasional, kebijakan perusahaan, serta regulasi yang berlaku dalam industri logistik.
• Menyiapkan dan memperbarui dokumen kepatuhan vendor secara berkala.
• Menjaga dan memperbarui database vendor termasuk dokumen kontrak, riwayat kerja sama, dan evaluasi kinerja.
• Mengembangkan sistem rating atau scoring untuk penilaian vendor.
• Menangani masalah operasional yang melibatkan vendor dengan cepat dan efektif.
• Melakukan eskalasi jika vendor tidak memenuhi kewajiban sesuai kontrak.
• Membangun hubungan jangka panjang dengan vendor untuk menciptakan kerja sama yang saling menguntungkan.
• Mengembangkan strategi kemitraan yang dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan logistik perusahaan.

Kriteria :

• Minimal S1 di bidang Manajemen, Logistik, Supply Chain, Bisnis, atau bidang terkait.
• Minimal 2-3 tahun pengalaman di bidang vendor management, procurement, atau supply chain.
• Pengalaman dalam negosiasi dan manajemen kontrak menjadi nilai tambah.
• Memahami proses pengadaan dan manajemen vendor dalam industri logistik.
• Mampu menggunakan Microsoft Excel, ERP (SAP, Oracle, atau sistem procurement lainnya).
• Familiar dengan KPI vendor dan metode evaluasi performa pemasok.
• Kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik untuk membangun hubungan kerja sama yang kuat dengan vendor.
• Mampu berkomunikasi dengan berbagai pihak, termasuk tim internal dan eksternal.
• Memiliki keterampilan analitis untuk mengevaluasi biaya vendor, performa, dan efektivitas kerja sama.
• Mampu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah terkait vendor dengan solusi strategis.
• Detail-oriented, teliti dalam pengelolaan kontrak dan dokumen vendor.
• Berorientasi pada hasil dan mampu bekerja di bawah tekanan.
• Proaktif dalam mencari vendor terbaik untuk kebutuhan bisnis perusahaan.
• Memahami regulasi industri logistik terkait vendor dan pengadaan.
• Mampu mengelola risiko vendor dan menyusun strategi mitigasi.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas jika diperlukan untuk evaluasi vendor atau audit pemasok.